Privacy Regelement
Dé Arbeidsmediators B.V. , hierna te noemen Dé Arbeidsmediators, heeft enerzijds een actief beleid op het punt van de bescherming en bewaking van de privacy van partijen (en cliënten) en anderzijds een actief beleid op geheimhouding van bedrijfsinformatie.
Algemeen
Alle opdrachtgevers, aangevers, partijen, cliënten en klanten worden gewezen op het bestaan van dit privacyreglement. Dit reglement zal op verzoek worden toegestuurd en is op de website van Dé Arbeidsmediators te vinden en te downloaden.
Gegevens
Dé Arbeidsmediators zal alle door opdrachtgevers, aangevers, partijen, cliënten en klanten verstrekte vertrouwelijke (medische) persoonsgegevens en/of persoonlijke informatie verwerken conform De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Onder “persoonlijke informatie” wordt verstaan: alle informatie die direct of indirect herleidbaar is tot natuurlijke personen.
Tevens zal de bedrijfsinformatie, die door opdrachtgevers, aangevers, partijen en klanten wordt verstrekt uitsluitend voor het doel bestemd zijn waarvoor de bedrijfsinformatie is overgedragen. Onder “bedrijfsinformatie” wordt verstaan: alle informatie die betrekking heeft op bedrijven, instellingen of andersoortige organisaties.
Registratie en opslag
Voornoemde persoonlijke informatie en bedrijfsinformatie worden deels op schrift/dossier en in ons automatiseringsbestand bewaard. Indien een partij inzage wil in zijn/haar gegevens, kan hiervoor een afspraak gemaakt worden. De registratie is nooit strijdig met de wet, de openbare orde of goede zeden. Mochten er verkeerde feiten in het dossier staan, dan heeft de cliënt recht op dat deze worden gecorrigeerd.
Derden
Derden krijgen dan toegang tot de persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en zijn op gelijke wijze als de gebruikers van de persoonsgegevens gehouden aan de geheimhoudingsplicht en de inhoud van dit reglement. Dé Arbeidsmediators en derden/professionals die voor haar werkzaam zijn, zullen blijvend passende technische en organisatorische maatregelen treffen om de hierboven genoemde persoonlijke informatie en bedrijfsinformatie te beveiligen.
Mediation conform de MfN richtlijnen
Mediation op het gebied van arbeidskwesties is de belangrijkste vorm van dienstverlening van Dé Arbeidsmediators. In dit kader werkt Dé Arbeidsmediators uitsluitend samen met MfN registermediators. Zij dienen zich te houden aan het MfN reglement, de procedures en richtlijnen van de Mediators federatie Nederland (MfN). Ook het MfN Mediation Reglement en de MfN Gedragsregels voor de MfN registermediator schrijven voor dat zowel de mediator als partijen vertrouwelijk om dienen te gaan met alle informatie die in het kader van een mediation ter beschikking komt.
Bewaartermijn
Voor de bewaartermijn van voornoemde persoonlijke informatie en bedrijfsinformatie volgt Dé Arbeidsmediators de richtlijnen van het MfN en hetgeen in art. 7:412 BW is opgenomen, dit resulteert in een bewaartermijn van minimaal 5 jaren na het beëindigen van de opdracht . Indien er sprake is van klachten en/of (gerechtelijke) procedure aangespannen tegen Dé Arbeidsmediators of de voor haar werkzame derden, kan de bewaartermijn worden verlengd tot maximaal 20 jaren na het beëindigen van de opdracht. Na het verstrijken van de bewaartermijn zullen de gegevens definitief verwijderd/vernietigd worden.
Bezwaar
Indien opdrachtgevers, aangevers, partijen, cliënten en klanten bezwaar hebben tegen de registratie van bepaalde persoonlijke- en bedrijfsgegevens kunnen zij dit melden bij Dé Arbeidsmediators of de voor haar werkzame professionals. Dé Arbeidsmediators zal hierna beoordelen of deze gegevens worden verwijderd en/of worden aangepast.
(Vermoeden van) Misbruik
Bij (het vermoeden van) misbruik van voornoemde persoonlijke informatie en bedrijfsinformatie door Dé Arbeidsmediators of de voor haar werkzame professionals, kan dit worden gemeld en/of een klacht worden ingediend bij de directie van Dé Arbeidsmediators conform het vigerende klachtenreglement.
Overig
Dé Arbeidsmediators B.V. zal zich houden aan de bepalingen welke zijn opgenomen in haar privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Wet bescherming persoonsgegevens blijft gelden.
Contact:
Dé Arbeidsmediators B.V.
Stadionweg 43F
3077 AS Rotterdam
Telefoon : 085 - 273 23 10
E-mail: info@dearbeidsmediators.nl
KvK nr.: 63072157
Opgesteld en ondertekend te Dordrecht op 15 april 2015.
Dé Arbeidsmediators B.V.
Richard van de Wijngaart.
Wij zijn er van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we u weten welke gegevens we verzamelen als u onze website gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken.
Privacyverklaring: Dé Arbeidsmediators BV en de voor haar werkende mediators
Dit is de privacyverklaring van Dé Arbeidsmediators BV (hierna DAM) en de voor haar werkende mediators, gevestigd aan de Stadionweg 43F, 3077 AS te Rotterdam (hierna: DAM, de “mediator” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 085-273 2310 e-mail: info@dearbeidsmediators.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
De mediator en DAM zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Mediationdossier
Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met ons opneemt via bijvoorbeeld een ( contact)formulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (w.o. bijv. naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, evt. omschrijving) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Analyse Websitebezoekers
Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Mediationdossier
De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Nieuwsbrief
Wij gebruiken uw e-mailadres verder om u af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien u een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij u om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan u te versturen, en dit alleen doen als u daarvoor uw toestemming heeft verleend.
Analyse websitebezoekers
De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Mediationdossier
Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Analyse websitebezoekers
De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.
Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de Mediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.