In bijna 2 jaar tijd is zoveel aandacht gaan zitten in het futureproof maken van ons bedrijf dat we soms vergaten om het personeel in alle veranderingen mee te nemen.
Hoe herstructurering van de organisatie leidde tot wantrouwen en tegenwerking
Als tweede generatie van ons 40-jarige familiebedrijf zagen wij ons voor behoorlijke uitdagingen gesteld. De operationele structuur moest worden gemoderniseerd net zoals de manier van taakverdeling tussen het management en de aansturing van de diverse afdelingen. Zo werden nieuwe teams ingericht en het personeelsbestand sterk uitgebreid.
In bijna 2 jaar tijd is zoveel aandacht gaan zitten in het futureproof maken van ons bedrijf dat we soms vergaten om het personeel in alle veranderingen mee te nemen. De onderlinge communicatie verliep daardoor stroef, de managers waren het niet altijd met elkaar eens, en tussen personeel uit de ‘oude’ setting en de ‘nieuwe’ generatie ontstond wantrouwen en daardoor onderlinge tegenwerking. Toen dat dreigde te leiden tot weglopend -goed gekwalificeerd- personeel wisten we dat we externe hulp van Dé Arbeidsmediators moesten inroepen.
Aanpak: werkrelaties worden uitgediept van individu en team tot management
Nadat eerst met alle betrokkenen een vertrouwelijk individueel gesprek is gevoerd zijn de twee betrokken mediators per team in gesprek gegaan. Waar individuen aangaven een conflict met een directe collega te ervaren, heeft een enkel bemiddelingsgesprek onder begeleiding van de mediators plaatsgevonden.
In elk team werd teruggekoppeld wat als rode draad uit alle individuele gesprekken naar voren kwam. Per team zijn afspraken gemaakt hoe dat specifieke team onderling wilde samenwerken, en wat men van de andere teams nodig had om de dagelijkse praktijk gemakkelijker te maken. Per team zijn de afspraken genoteerd en door alle deelnemers geaccordeerd. Daarmee was het commitment gewaarborgd.
De betrokken teammanagers hebben ook mediationgesprekken met elkaar gehad; het ging over de onderlinge verwachtingen, wensen en huidige samenwerking, maar ook over de behoeftes vanuit de verschillende teams en wat er nodig was om dat te bereiken. Ook de afspraken tussen de managers zijn op papier gezet en gezamenlijk ondertekend. Voor een aantal zaken was overleg met de directie nodig.
Met de managers en de directie heeft vervolgens een gesprek plaatsgevonden over de gemaakte afspraken en de behoeftes die er nog leefden. Dat droeg enorm bij aan het vertrouwen in elkaar. Daarna is in een plenaire bijeenkomst aan alle betrokken deelnemers een terugkoppeling gegeven en teruggeblikt op het proces en de gemaakte afspraken. Dit proces heeft in totaal slechts 9 weken geduurd.
Resultaat: betere communicatie en samenwerking, maar ook handvatten
Er is een sterke verbetering in de communicatie en onderlinge afstemming tussen de managers. Daardoor zijn hun teams beter op de hoogte wat er van hen verwacht wordt. De samenwerking is verbeterd, taken zijn duidelijker verdeeld en de sfeer onderling is veel beter.
Daar waar er af en toe nog ‘oud gedrag’ bovenkomt, hebben de managers en de directie handvatten om zaken bespreekbaar te maken.
Mediation werkt: binnen relatief korte tijd weer harmonie
Als middelgroot bedrijf zijn we volop in ontwikkeling en constant in beweging. Met alle veranderingen waarmee we nog steeds dagelijks te maken hebben, zijn we zeer tevreden over de aanpak en inzet van de mediators van Dé Arbeidsmediators. Dankzij de professionele en empathische aanpak van Pascal en Monique hebben we in relatief korte tijd de neuzen weer dezelfde kant op en zien we dat de harmonie weer terug is in onze organisatie.